Giften in je vzw-boekhouding: zo registreer je ze

Zo boek je giften in je vzw: bruto, met de kosten apart. Plus de regels voor kleine en grote vzw's en wat de penningmeester in januari nodig heeft.

Giften in je vzw-boekhouding boek je bruto: het giftbedrag gaat op rekening 731 Schenkingen of in de kolom giften van je dagboek, een platformkost die de donor dekt op een aparte regel, en de kosten van je betaalprovider en donatieplatform apart als kost. Zo sluit je giftentotaal aan op het fiscaal attest. Een kleine vzw mag alles in één dagboek van ontvangsten en uitgaven noteren.

Hoe boek je een online gift in je vzw-boekhouding?

Boek een online gift bruto: het giftbedrag is opbrengst op 731 of bij giften in je dagboek, een gedekte platformkost komt op een aparte regel, en transactie- en platformkost zijn kosten. Je betaalprovider stort netto, dus de storting is kleiner dan de som van je giften. Boek je alleen de storting, dan verdwijnen de kosten uit beeld en sluit je giftentotaal niet aan op de attesten.

Een rekenvoorbeeld, geen gemiddelde: een gift van €50 met Bancontact via een Mollie-account, bij een vzw op het Free-plan van WeGlow.world.

	Donor dekt de platformkost	Donor dekt ze niet
Donor betaalt	€52,50	€50,00
Bedrag op het fiscaal attest	€50,00	€50,00
Platformkost (5 %)	€2,50	€2,50
Transactiekost Mollie, Bancontact	€0,39	€0,39
Op je Mollie-saldo	€49,61	€47,11

In het eerste geval boek je €50 als gift en €2,50 als bijdrage van de donor in je kosten, op een aparte regel of subrekening; welke rekening dat wordt, kies je met je boekhouder of raad van bestuur. Bronnen: de tarieven van Mollie in België en de prijzen van WeGlow, gecontroleerd op 21 oktober 2026.

Welke boekhouding voert een kleine of grote vzw voor giften?

Een vzw is klein zolang ze op balansdatum hoogstens één van vier grenzen overschrijdt: gemiddeld 5 werknemers in voltijdse equivalenten, €391.000 gewone ontvangsten (zonder uitzonderlijke, excl. btw), €1.562.000 bezittingen en €1.562.000 schulden, volgens artikel 3:47 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Een kleine vzw mag een vereenvoudigde boekhouding voeren, een grote vzw voert een dubbele boekhouding.

Kleine vzw: elke beweging in kas en op rekening komt meteen en in volgorde van datum in één ongesplitst dagboek volgens het wettelijke model (artikel III.85 van het Wetboek van economisch recht). Heeft je dagboek een aparte kolom voor je Mollie-saldo, dan is een storting naar je bank geen nieuwe ontvangst: de gift stond er al.
Grote vzw: de minimumindeling van het rekeningenstelsel (MAR) voor verenigingen zet giften op 731 Schenkingen, lidgelden op 730, legaten op 732 en subsidies op 733. Je mag op 731 een subrekening maken voor giften die recht geven op belastingvermindering.
Allebei: jaarrekening en begroting gaan binnen zes maanden na het boekjaar naar de algemene vergadering. Een kleine vzw legt haar jaarrekening neer op de griffie van de ondernemingsrechtbank, een grote binnen 30 dagen na goedkeuring bij de Nationale Bank (artikels 2:9 en 3:47 WVV).

Die grenzen gelden voor boekjaren die beginnen na 31 december 2023. €334.500 en €1.337.000 zijn de oude bedragen, aldus CBN-advies 2024/08.

Hoe boek je platformkosten en uitbetalingen?

Platformkosten en transactiekosten zijn gewone kosten van je vzw, ook als de betaalprovider ze meteen inhoudt. De storting van Mollie of Stripe naar je bank is geen nieuwe opbrengst: het geld gaat van je saldo bij de provider naar je eigen bankrekening. De opbrengst boekte je al per gift.

Het settlement report van Mollie (uitbetalingsrapport) zet per storting de betalingen, terugbetalingen en kosten op een rij, als CSV, PDF, MT940 of CODA. Stripe heeft het payout reconciliation report (uitbetalingsrapport). Leg het naast je bankafschrift: giften min terugbetalingen min kosten is de storting.

Wat bewaar je voor de fiscale attesten?

Bewaar per donor het totaal per kalenderjaar, naam, adres en rijksregisternummer (verplicht voor giften sinds 1 januari 2024), en het bewijs van elke betaling. Een erkende vzw stuurt vóór 1 maart een attest bij minstens €40 per jaar en geeft die gegevens ten laatste op 1 maart door via Belcotax-on-web. Bewijsstukken en boeken bewaar je zeven jaar (artikels III.86 en III.88 van het Wetboek van economisch recht).

Giften met een tegenprestatie geven geen attest: lidgelden, inkomkaarten en abonnementen tellen niet mee, zegt de FOD Financiën. Houd ze gescheiden van echte giften. De donor krijgt 30 % belastingvermindering voor giften sinds 1 januari 2025; meer in hoe een fiscaal attest werkt.

Wat heeft de penningmeester in januari nodig?

In januari heeft de penningmeester vijf stukken nodig, per kalenderjaar: de giftenlijst, de uitbetalingsrapporten van Mollie of Stripe, de facturen van platform en provider, de bankafschriften en de attestgegevens per donor.

De lijst van alle giften, met datum, bedrag, kanaal en gedekte platformkost.
De uitbetalingsrapporten van Mollie of Stripe.
De facturen van je donatieplatform en je betaalprovider.
Je bankafschriften, om elke storting af te vinken.
De attestgegevens per donor, als je vzw erkend is.

Ook giften buiten je platform horen in die lijst, anders mist de donor een overschrijving op het attest; anonieme cash uit de collectebus hoort in je boekhouding, niet op een attest.

Giften boeken met WeGlow

In WeGlow.world exporteer je bij Donateurs alle giften als CSV of Excel, met de kolommen die je kiest: datum, bedrag, gedekte platformkost, campagne, transactiecode. Bij een Stripe-account komen daar de uitbetalingsreferentie, het uitbetaalde bedrag en de aankomstdatum bij.

Bij een Mollie- of Stripe-account dat je via WeGlow koppelt, houdt de provider de platformkost meteen in op elke betaling, en WeGlow stuurt je daarvoor een factuur. Free kost €0 per maand plus 5 % per gift, die de donor kan dragen; Pro kost €40 per maand of €400 per jaar, excl. btw. Een gift van buiten WeGlow voeg je toe met Donatie toevoegen: ze telt mee voor het attest, niet voor de platformkost.

Voor de attesten exporteer je de attestgegevens als CSV en een Belcotax-XML, met het bedrag van de gift zonder gedekte platformkost. Attesten met één klik naar alle donors sturen kan alleen met het betaalde WeGlow CRM, vanaf €29 per maand excl. btw; zonder CRM verstuur je ze zelf, nooit vanzelf. Zie fiscaal attest versturen met één klik, of start met een gratis account.

Bronnen en grenzen van dit artikel

Regels en tarieven komen uit de wet, de CBN, de FOD Financiën, Mollie en WeGlow zelf, gecontroleerd op 21 oktober 2026. Hoe je een gedekte platformkost toont, kies je met je boekhouder. Algemene informatie, geen boekhoud- of belastingadvies.

Veelgestelde vragen

Moet ik een online gift bruto of netto boeken?

Bruto: het giftbedrag gaat op 731 of bij giften in je dagboek, een gedekte platformkost op een aparte regel, en transactie- en platformkost zijn kosten. Zo sluit je giftentotaal aan op de attesten. In WeGlow.world staat de gedekte platformkost per gift in een eigen kolom van de giftenexport.

Hoort de platformkost die de donor dekt bij de gift?

Op het attest hoort die er niet bij. WeGlow.world telt in de Belcotax-export alleen het bedrag van de gift; wat de donor bovenop betaalt, is een bijdrage in je kosten. Een aparte subrekening kies je samen met je boekhouder.

Hoe boek ik cash of een overschrijving die niet via het platform liep?

Als ontvangst in je dagboek, of op 731 Schenkingen bij een dubbele boekhouding, met het bankafschrift of een kasblad als bewijsstuk. Voeg een overschrijving op naam ook toe in WeGlow.world met Donatie toevoegen, dan telt ze mee voor het attest van die donor.

Kan ik fiscale attesten met één klik versturen?

Ja, met het betaalde WeGlow CRM, vanaf €29 per maand excl. btw. Zonder CRM exporteer je in WeGlow.world de attestgegevens en de Belcotax-XML en verstuur je de attesten zelf. Ze vertrekken pas als je op verzenden klikt.